三度參與 TUA 年會：在環環相扣的齒輪中，看見現場執行與 AI 的交會

這是我第三次在 TUA（台灣泌尿科醫學會）年會擔任臨時工作人員。這次被分配到「會議組－播放（簡報）」角色，每一組由四人組成：場控、播放、時間控制與機動。

雖然只是整個大會中的一個小組，但實際在執行的時候，更能深刻感受到這是一套極其縝密且環環相扣的運作體系——每組都是彼此的齒輪，每一步都必須在會議前中後全神貫注地執行與待命。

正式議程的高壓：現場運作的精密齒輪與突發排除

當講者抵達會場，第一件事是去檔案組繳交簡報。檔案組會將訊息同步到工作群組，對應會議室的組員必須隨時盯緊訊息並即時回覆。身為播放人員，拿到檔案後的標準作業包含：檢查檔案是否存在、確認姓名無誤、在簡報最前面插入大會統一的簡介頁面。

然而到了議程進行中，現場狀況往往瞬息萬變。最具代表性的一幕，發生在某一場會議開始前的最後十分鐘——當時下一場的外賓要求提前測試簡報，但投射出來的畫面卻只有大會統一的背景，完全找不到講者的簡報檔案。

站在外賓身旁的我立刻向組員發出訊號，整組瞬間進入應變狀態：

分頭確認：我與時間控制人員分頭翻查工作群組訊息與檔案位置，比對簡報更新時間與內容；機動人員則同步上前，向外賓再次確認先前是否已將檔案交付給檔案組。
分工聯繫與現場決策：在確認檔案確實未同步到位、且距離開場只剩不到五分鐘時，機動人員立刻奔向檔案組，時間控制人員則在工作群組標記相關負責人。為了爭取時間，場控人員果斷下達指令，請外賓直接在現場交付隨身碟檔案。
極速處理與順暢接軌：接過檔案後，我快馬加鞭將大會簡介頁面插入到簡報最前方並完成確認；時間控制人員同步在群組回覆最新狀況，奔波回來的機動人員也確認現場問題排除。

從發現異常到完美解決，短短幾分鐘內，四個人完全不需要多餘的口頭拉扯，有人確認檔案、有人調度溝通、有人現場決策、有人快手設定。會議最終準時且順利地開始，這正是一次極致的團隊補位演練。

除了會議中的應變，會議前的準備同樣瑣碎且關鍵，我們必須逐一檢查現場設備（麥克風、簡報筆、滑鼠、電腦、螢幕、投影幕、燈光、冷氣等）是否運作正常。

事後回看：教育訓練背後的機制設計

在現場體驗到這份張力後，回過頭看事前的兩次教育訓練，才明白那些安排的用意。

第一次訓練是四位組員初次見面，首要目標是理解各自的工作與編號，並建立「四人是一個團隊、隨時要能互相 Cover」的共識。大會也制定了跨團隊工作群組的溝通規則，除了特定對應回覆外，其餘訊息必須「簡短說重點」。這次偏向紙上談兵式的模擬（畢竟實際場地可容納 270 人），針對播放與時間控制做情境練習，最後由召集人驗收。

第二次訓練則直接拉到實際會場，全體工作人員各自帶開進駐各自的會議室。除了再次複習播放與時控、讓機動人員實地演練外，這次更增加了「臨時代理」的換位流程與硬體測試。

正是因為有了「紙上模擬 ➔ 現場實測 ➔ 代理機制」這層層遞進的準備，正式上場時，面對突發的檔案缺失與時間壓迫，大家才能在幾分鐘內迅速遞補、冷靜排除，完全不掉鏈。

團隊小結：I 人組合的意外默契

回頭看這兩天的工作過程，其實蠻值得回味的。我們這一組大家事前完全不認識，而且性格上都是「I 人」（內向型）。

本以為大家會比較害羞或拘拘謹謹，但實際到了正式議程，四個人的配合默契卻好得出乎意料。沒有多餘的客套與繁文縟節，大家專注在各自的崗位上，又能時時保持覺察，做到互相提醒、不掉棒。在需要高專注度的現場，能遇到這樣彼此神補位、節奏一致的夥伴，真的覺得非常幸運，也很幸福。

跨界觀察：在醫療年會看見 AI 的落地應用

除了流程執行的體會，在兩天的議程中，我也從個人最近接觸 AI 的經驗出發，觀察到醫療領域對 AI 的實際應用。

身為非醫學背景的外部人員，現場所有臨床知識對我來說都是全新的概念，雖然吸收有限，但看見 AI 工具的介入非常有共鳴：

論文寫作的工作流：有醫師詳細比較了各家 AI 模型與工作流架構，分享如何藉由工具輔助大幅提升論文產出效率，最後也說到「終究要回歸到個人使用習慣的建立」。
臨床手術結合：分享了 AI 在泌尿系統內視鏡手術中的輔助應用。
簡報細節：不少講者的簡報內容與視覺資料中，也能看到 AI 協助生成的痕跡。

這次最大的收穫：Take Home Message

流程要順暢，溝通先簡短：跨團隊協作時，去除贅詞、直接講重點是降低溝通成本的不二法門。
準備做得足，現場不慌張：看似順暢的現場應變與突發排除，本質上都是事前對流程與代理機制的反覆確認。
配到神隊友，協作更輕鬆：好的團隊不一定要非常熱絡，能彼此覺察、互相 cover 不掉棒，就是最舒服的高效合作。